home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ AOL File Library: 2,401 to 2,500 / aol-file-protocol-4400-2401-to-2500.zip / AOLDLs / PC Business Library / Letter Writing Tips (10) / LETTERS.txt < prev   
Text File  |  2014-09-23  |  4KB  |  77 lines
  1.                          10 Letter Writing Tips
  2.                             by Joel Heffner
  3.         
  4.         If you were applying for an important job, would you show up
  5.         for the interview with ripped up clothing instead of your
  6.         best suit or dress? Silly thought, right? But how many
  7.         people do the equivalent when they send out a letter that
  8.         looks terrible or is full of mistakes that should have been
  9.         corrected. I once got a form letter that accompanied a
  10.         communications catalog that had 19 obvious mistakes in it.
  11.         Imagine a communications company that didn't even bother to
  12.         proofread their own letters.
  13.         
  14.         To many people you ARE the letter that you write. For
  15.         example, the only chance you may get to attract a prospect's
  16.         attention may be in a letter. Here are some ways to make
  17.         your letters better.
  18.         
  19.         1. Before you write the letter, clarify your reason for
  20.         writing it. Do you want to inform, question, complain,
  21.         plead, compliment, clarify, persuade, invite, etc.? Make
  22.         sure that you accomplish what you really want before you
  23.         send it out.
  24.         
  25.         2. Start out the letter in an interesting way. You
  26.         definitely want the reader to actually read the letter and
  27.         not push it aside or even throw it out before reading it.
  28.         
  29.         3. Proofread the letter carefully. Spelling is really
  30.         important. Be careful with spell checkers, they can't tell
  31.         if you use the wrong word. Use a thesaurus to make your
  32.         language more interesting.
  33.         
  34.         4. Sign your letter with a blue fountain pen. Using a blue
  35.         fountain pen shows that YOU actually signed it and it isn't
  36.         a form letter. Never use a ball point pen. Ball points have
  37.         a "cheap" connotation, even if the one you use costs
  38.         hundreds of dollars.
  39.         
  40.         5. Use quality paper. Typing paper shouldn't be your letter
  41.         paper. Use at least 25% cotton content paper. It feels
  42.         better and helps promote your image.
  43.         
  44.         6. Most people will read the comments that follow a post
  45.         script (P.S.) at the end of a letter. Put a reminder or call
  46.         to action in there.
  47.         
  48.         7. Hightlight important parts of the letter. There's nothing
  49.         wrong with calling attention to the important stuff.
  50.         
  51.         8. Junk mail has conditioned many people to throw away
  52.         envelopes that have flashy envelopes. Using a plain envelope
  53.         with your name and address on it will probably get opened.
  54.         
  55.         9. Check the person's name carefully. If you misspell their
  56.         name, you probably are not going to make a good impression.
  57.         
  58.         10. If you want the reader to do something ask for it.
  59.         Sometimes the reader isn't sure of what he or she is
  60.         supposed to do.
  61.         
  62.         Writing effective letters is extremely important. The extra
  63.         time it takes to improve them is well worth the effort. Need
  64.         help? Next time you have to write an important letter send
  65.         me a copy and I'll give you my opinion on how to improve it. 
  66.         It's free. The only thing I ask is that you only send ONE
  67.         letter. You can email me at:
  68.         
  69.                               JHeffner@aol.com
  70.         
  71.         Remember, it's free. The only thing you have to loose are
  72.         some mistakes! :)
  73.         
  74.         [Joel Heffner is a creativity and communications consultant.
  75.         He can be reached at JHeffner@aol.com].
  76.  
  77.                                            Copyright 1996 Joel Heffner